Op grond van artikel 3.1.1 van het Besluit ruimtelijke ordening is het bestuursorgaan dat is belast met de voorbereiding van een bestemmingsplan verplicht om daarbij overleg te plegen met de besturen van betrokken gemeenten, waterschappen en die diensten van provincie en Rijk die betrokken zijn bij de zorg voor de ruimtelijke ordening.
In het traject vanaf 2010 om te komen tot het Maatregelenpakket PHS Boxtel is een groot aantal instanties (rijk, provincie, prorail, waterschap, buurgemeenten, veiligheidsregio en Gasunie) zeer intensief bij het proces betrokken.
Het ontwerp Verbindingsweg Tongeren is concreet besproken met de volgende instanties:
Waterschap De Dommel is als stakeholder betrokken bij de totstandkoming van het ontwerp.
Eind 2017 heeft over de waterparagraaf voor dit project afstemming plaatsgevonden met Waterschap De Dommel.
In dit kader heeft het Waterschap onder meer aandacht gevraagd voor een juiste inschatting van de gemiddelde hoogste grondwaterstand waarvoor aanvullende gegevens van enkele peilbuizen nodig zijn, voor de detailuitwerking van de waterbergingsvoorziening als gevolg van de toename van het verhard oppervlakte en voor de waterhuishoudkundige relatie met de omgeving (waaronder het waterhuishoudkundig plan van De Braken). Ook heeft het Waterschap aangegeven dat het huidige watersysteem in relatie tot het nieuw aan te leggen watersysteem nadere uitwerking behoeft, voorafgaand aan het watervergunningstraject.
In het overleg tussen Waterschap en de gemeente op 8 januari 2018 is afgesproken dat in goed overleg met het Waterschap de verdere uitwerking van het watersysteem plaatsvindt in het op te stellen waterhuishoudkundig plan. Voor zover mogelijk zal hierbij ook de afwateringsproblematiek van de toekomstige fietstunnel hierbij worden betrokken.
De provincie is als partner van de bestuursovereenkomst ‘Maatregelenpakket PHS Boxtel’ intensief betrokken bij de planontwikkeling van de verschillende deelprojecten. Op 9 april 2018 is het civieltechnisch ontwerp nader toegelicht aan de provincie. Tevens heeft overleg plaatsgevonden naar aanleiding van de zienswijze van de provincie.
De Gasunie is als stakeholder betrokken bij dit plan.
Vanwege de kruising van de verbindingsweg Tongeren met enkele gastansportleidingen, is dit plan meerdere keren besproken met de Gasunie. De laatste bespreking met de Gasunie dateert van 25 januari 2018. Uit dit gesprek zijn geen specifieke aandachtspunten voor het bestemmingsplan naar voren gekomen. De specifieke aandachtspunten voor de realisatie worden betrokken bij de uitwerking in het definitief ontwerp van de weg. De Gasunie wordt hier tezijnertijd nader bij betrokken.
Ook Prorail is als medeuitvoerder van de bestuursovereenkomst intensief betrokken bij de planontwikkeling van de deelprojecten. Daarnaast is in overleg met Prorail de risicoanalyse overwegveiligheid opgesteld. De randvoorden uit deze analyse zijn betrokken bij het voorlopig ontwerp van de Verbindingsweg Tongeren.
Met de gemeente Haaren vindt regulier overleg plaats over alle ontwikkelingen rondom PHS en de deelprojecten van het Maatregelenpakket PHS Boxtel.
Met de Veiligheidsregio vindt regelmatig overleg plaats over het Maatregelenpakket PHS Boxtel. In dat kader heeft de Veiligheidsregio diverse adviezen uitgebracht, waaronder op 16 november 2017 specifiek over het deelproject Tongeren, zie paragraaf 6.9 en bijlage 15b.